Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

1. Amaç

Bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ("Politika"), Parça Gönder Otomotiv Ltd. Şti. ("Şirket" veya "Veri Sorumlusu") tarafından yürütülen https://parcagonder.tredyazilim.com alan adlı oto yedek parça e-ticaret platformu ve bağlı hizmetler kapsamında işlenen kişisel verilerin; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun/KVKK"), Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ("Yönetmelik") ve ilgili mevzuata uygun olarak saklanması ile silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Şirket, kişisel verilerin işlenme amaçlarının ortadan kalkması, saklama sürelerinin sona ermesi veya ilgili kişinin talebi hâlinde verileri bu Politika ve mevzuata uygun biçimde imha etmeyi taahhüt eder.

2. Kapsam

Bu Politika; müşteriler, üyeler, üye olmadan sipariş veren/sipariş takibi yapan ziyaretçiler, site ziyaretçileri ve sohbet botu (chatbot) kullanıcıları başta olmak üzere Şirket tarafından kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişileri ve bu kişilere ait kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamlarını ve faaliyetleri kapsar.

Politika; Şirketin sahip olduğu ya da yönettiği, kişisel verilerin işlendiği fiziksel ve elektronik tüm kayıt ortamlarında uygulanır.

3. Tanımlar

Bu Politikada yer almayan tanımlar bakımından Kanun ve ilgili mevzuattaki tanımlar geçerlidir.

4. Kayıt Ortamları

Şirket tarafından kişisel veriler aşağıdaki ortamlarda hukuka uygun olarak saklanır:

Elektronik ortamlar:

• Uygulama veritabanı (PostgreSQL) — üyelik, sipariş, adres, sadakat, yorum, iade vb. kayıtlar,
• Uygulama ve sunucu log/kayıt dosyaları (işlem güvenliği, erişim ve hata logları),
• Sohbet botu (chatbot) konuşma kayıtları ve kullanıcı tarafından yüklenen görseller,
• E-posta / SMTP hizmet sağlayıcısı üzerinde tutulan bildirim ve yazışma kayıtları,
• Barındırma (hosting) altyapısı ve yedekleme (backup) ortamları,
• Entegrasyon logları (kargo, ödeme/PSP, e-fatura, pazaryeri, tedarikçi ve yapay zekâ altyapısı entegrasyonlarına ilişkin kayıtlar),
• Kurumsal bilgisayarlar, taşınabilir bellekler ve diğer dijital medya (varsa).

Fiziksel ortamlar:

• Basılı belgeler, faturalar, sözleşmeler ve yazışmaların bulunduğu dosya ve arşiv ortamları (varsa).

Not: Ödeme kartı numarası (PAN), CVV ve benzeri kart bilgileri Şirket sistemlerinde saklanmaz; ödeme işlemleri yetkili ödeme kuruluşunun/bankanın kendi güvenli ödeme sayfasında gerçekleştirilir.

5. Saklamayı ve İmhayı Gerektiren Hukuki ve Teknik Sebepler

5.1. Saklamayı gerektiren sebepler

Kişisel veriler; sözleşmenin kurulması ve ifası, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, Şirketin meşru menfaatleri ve gerektiğinde ilgili kişinin açık rızası hukuki sebeplerine dayanılarak, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarına uygun süreler boyunca saklanır.

5.2. İmhayı gerektiren sebepler

Aşağıdaki hâllerde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değişmesi veya yürürlükten kalkması,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren tüm işleme şartlarının ortadan kalkması,
• İşlemenin yalnızca açık rıza şartına dayalı olduğu hâllerde ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• İlgili kişinin Kanun'un 11. maddesindeki hakları çerçevesinde yaptığı silme/yok etme başvurusunun Şirketçe kabul edilmesi,
• Saklama süresinin sona ermesi ve verinin daha uzun süre saklanmasını haklı kılan bir şartın bulunmaması.

6. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Platform kapsamında aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenir:

• Kimlik: Ad, soyad,
• İletişim: E-posta adresi, telefon numarası,
• Adres: Teslimat ve fatura adresi, il/ilçe bilgisi,
• Müşteri İşlem: Sipariş geçmişi, sepet, favoriler, ürün yorumları, sadakat puanı, iade/talep kayıtları,
• Finans: Ödeme yöntemi bilgisi (kart PAN/CVV saklanmaz; ödeme kuruluşunun güvenli sayfasında işlenir),
• Pazarlama: Açık rıza bulunması hâlinde e-bülten/ileti tercihleri,
• İşlem Güvenliği: IP adresi, çerez kayıtları, oturum bilgisi, tarayıcı bilgisi, log kayıtları,
• Sohbet Botu (Chatbot) Verileri: Müşterinin sohbet mesajları, ürün bulma amacıyla yüklediği fotoğraflar, araç şasi/VIN numarası.

7. Saklama Süreleri Tablosu

Aşağıdaki tabloda yer alan süreler, ilgili mevzuat ve işleme amaçları esas alınarak belirlenmiş azami saklama süreleridir. Süre sonunda veriler ilk periyodik imha döneminde imha edilir.

Yukarıdaki süreler, farklı mevzuat hükümlerinin daha uzun bir süre öngörmesi hâlinde ilgili mevzuat hükmüne göre uygulanır.

8. İmha Yöntemleri

Saklama süresi sona eren veya imhası gereken kişisel veriler, verinin niteliği ve kayıt ortamına göre aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı ile imha edilir.

8.1. Kişisel verilerin silinmesi

• Veritabanı kayıtları: İlgili kaydın veritabanından kalıcı olarak silinmesi veya ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi; yasal saklama gereken alanların maskelenmesi.
• Elektronik dosyalar / log kayıtları: Dosyaların işletim sistemi veya uygulama üzerinden geri getirilemeyecek biçimde silinmesi, erişim yetkilerinin kaldırılması.
• E-posta ve entegrasyon kayıtları: İlgili kayıtların silinmesi ve erişim yetkilerinin kısıtlanması.
• Fiziksel belgeler (varsa): İlgili bölümün karartılması/okunamaz hâle getirilmesi ya da belgenin güvenli imha kutularına konulması.

8.2. Kişisel verilerin yok edilmesi

• Fiziksel ortamlar için kâğıt imha (kıyma) makineleri ile geri getirilemez biçimde yok etme.
• Elektronik medya (disk, taşınabilir bellek vb.) için de-manyetizasyon, fiziksel yok etme veya güvenli üzerine yazma (overwrite) yöntemleri.

8.3. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi

• Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli/belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi (ör. maskeleme, toplulaştırma, değişken çıkarma gibi kabul görmüş anonimleştirme teknikleri). Özellikle istatistik/analiz amacıyla saklanması istenen kayıtlar anonimleştirilerek muhafaza edilebilir.

Yedekleme (backup) ortamlarında yer alan ve silinmesi gereken kişisel veriler, ilk erişim anına kadar teknik olarak izole edilir; yedeklerin döngüsel olarak yenilenmesiyle birlikte söz konusu veriler imha edilir ve bu ortamlara erişim uygun şekilde kısıtlanır.

9. Periyodik İmha

Şirket, Kanun ve Yönetmelik uyarınca işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış kişisel verileri periyodik imha süreciyle resen imha eder.

• Periyodik imha aralığı: Her 6 (altı) ayda bir (yılda iki kez, Haziran ve Aralık aylarında).
• Periyodik imha işlemleri, saklama süresi dolan veriler tespit edilerek gerçekleştirilir ve işlem kayıt altına alınır.
• Otomatik imhaya uygun süreçlerde (ör. chatbot konuşmalarının yaklaşık 30 gün sonra silinmesi, logların yaklaşık 90 gün sonra temizlenmesi) imha, tanımlı otomatik mekanizmalar aracılığıyla da yürütülebilir.
• Periyodik imhaya ilişkin kayıtlar, Yönetmelikte öngörülen asgari süre boyunca (aksi mevzuatta öngörülmedikçe en az üç yıl) saklanır.

10. Saklama ve İmha Süreçlerinin Sorumluları ve Görev Dağılımı

Politikanın uygulanması, gözetimi ve güncellenmesinden Şirket üst yönetimi adına ilgili birim/kişiler sorumludur.

Tüm çalışanlar, görevleri kapsamında eriştikleri kişisel verileri bu Politikaya ve mevzuata uygun olarak işlemek ve korumakla yükümlüdür.

11. İlgili Kişinin Talebi Üzerine İmha ("Hesabımı Sil" / Unutulma Hakkı)

İlgili kişi, Kanun'un 11. maddesi kapsamında kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilir. Platform üzerinde sunulan "hesabımı sil" işlevi veya doğrudan başvuru yoluyla iletilen talepler aşağıdaki şekilde değerlendirilir:

1. Başvurunun alınması: Talep, işbu Politikanın 12. maddesindeki başvuru kanalları üzerinden alınır ve kimlik teyidi yapılır.
2. Değerlendirme: Talebe konu verilerin işlenmesini gerektiren tüm şartların ortadan kalkıp kalkmadığı incelenir.
3. İmha: İşleme şartları ortadan kalkmışsa, ilgili kişisel veriler silinir veya anonim hale getirilir.
4. Yasal saklama yükümlülüğü olan kayıtlar: Sipariş, fatura ve benzeri, mevzuat gereği belirli süre saklanması zorunlu olan kayıtlar tamamen silinemeyebilir. Bu durumda söz konusu kayıtlar, yalnızca yasal yükümlülüğün gerektirdiği ölçüde ve kişisel veriler mümkün olduğunca maskelenerek/erişim kısıtlanarak saklanır; saklama süresi dolduğunda periyodik imha kapsamında imha edilir.
5. Bilgilendirme: Talebin sonucu, mevzuatta öngörülen süre içinde (kural olarak en geç 30 gün içinde) ilgili kişiye bildirilir.
6. Açık rızaya dayalı işlemeler: İlgili kişinin açık rızasını geri alması hâlinde, yalnızca açık rızaya dayanan işlemeler (ör. pazarlama iletileri, chatbot verilerinin yurt dışına aktarımı) durdurulur ve ilgili veriler imha edilir.

12. İlgili Kişinin Hakları ve Başvuru Usulü

İlgili kişi, Kanun'un 11. maddesi uyarınca Şirkete başvurarak; kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, silinmesini/yok edilmesini isteme, düzeltme ve silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Başvurular, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak aşağıdaki kanallardan iletilebilir:

• Yazılı başvuru (ıslak imzalı): Başkent Oto Sanayi Sitesi 23. Cadde No:45 Yenimahalle/Ankara
• Kayıtlı e-posta / güvenli elektronik imza ile: info@parcagonder.com
• Kurul tarafından belirlenen diğer yöntemler.

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

13. Yürürlük ve Güncelleme

Bu Politika, Parça Gönder Otomotiv Ltd. Şti. tarafından https://parcagonder.tredyazilim.com üzerinde yayımlandığı 16.07.2026 tarihi itibarıyla yürürlüğe girer. Mevzuat değişiklikleri veya Şirket süreçlerindeki değişiklikler doğrultusunda Politika güncellenebilir; güncel sürüm web sitesinde yayımlanır. Politika ile ilgili mevzuat arasında uyumsuzluk bulunması hâlinde mevzuat hükümleri uygulanır.